Spotkania służbowe

Spotkania z kontrahentami, współpracownikami, klientami, zleceniodawcami są częścią życia zawodowego. Odbywają się one w zaciszu gabinetu, w sali konferencyjnej, w restauracji. Warto wiedzieć, jakie zasady obowiązują podczas takich spotkań.

Od atmosfery spotkania często zależy powodzenie przedsięwzięcia, które jest na nim planowane lub omawiane. Dlatego należy zadbać o to, aby takie spotkanie zostało odpowiednio zaaranżowane i przygotowane.

Bardzo ważne jest zachowanie dobrych manier już na wstępie, tj. przy proponowaniu spotkania. Pierwsze spotkanie powinno odbyć się w biurze. Jeśli jesteśmy stroną, która chce nawiązać współpracę, możemy telefonicznie lub e-mailem (coraz popularniejsza forma) złożyć propozycję spotkania w czasie i miejscu dogodnym dla drugiej strony. I – o ile nie ma poważnych przeszkód – przystać na zaproponowane warunki.

Spotkanie w biurze
Przybywamy na nie punktualnie lub z kilkuminutowym wyprzedzeniem. Zwykle osoba oczekująca zajmuje wyższą lub równorzędną pozycję, a gość niższą. Reguluje to tzw. zasada precedencji, porządkująca wzajemne stosunki w ramach oficjalnych spotkań i przyjęć. Nie ma wymogu, by spotykający się po raz pierwszy witali się uściskiem dłoni, choć to gest sugerujący przyjazne nastawienie, który na początku ociepla atmosferę. Nietaktem jest całowanie w rękę kobiety, który występuje w roli partnera biznesowego. To gest zarezerwowany dla sytuacji towarzyskich.

Rękę na powitanie wyciąga osoba ważniejsza, a jeśli trudno to ocenić, starajmy się zrobić to równocześnie – wcześniej sygnalizując taki zamiar przyjaznym spojrzeniem i uśmiechem. Wchodząc na spotkanie, zawsze należy się przedstawić, aby uniknąć pomyłki (nawet jeśli do gabinetu wprowadza nas asystentka). Gospodarz odwzajemnia się tym samym i wskazuje miejsce, które dla nas przeznaczył.

Zanim przejdziemy do celu wizyty, przez kilka minut prowadzimy niezobowiązującą konwersację na tematy ogólne. Możemy wspomnieć o pogodzie, pochwalić wystrój biura, przekazać pozdrowienia od wspólnego znajomego itp. Nie poruszamy tematów poważnych – nie krytykujemy wypowiedzi polityków czy poczynań rządu, nie narzekamy na fatalny dojazd, nie wtajemniczamy obszernie w naszą sytuację rodzinną, a już z pewnością nie obmawiamy nieobecnych konkurentów.

Jeśli w czasie spotkania zostanie zaproponowany poczęstunek, należy przyjąć zaproszenie. Jeśli nie mamy ochoty na kawę czy herbatę, prosimy o wodę mineralną. Jeśli palimy, na czas spotkania powinniśmy się od tego powstrzymać (chyba że na stole stoi popielniczka). Jeśli jednak nie palimy, nie wypada nam protestować, gdy inni uczestnicy spotkania chcą zapalić. Podczas oficjalnych spotkań w biurze nie proponujemy alkoholu. Lampkę wina czy kieliszek koniaku możemy wypić podczas biznesowej kolacji.

Służbowy lunch
Lekkie przekąski jadane w ciągu dnia w modnych restauracjach na trwałe wpisały się w biznesowy savoir-vivre. Spotkania w restauracji służą podtrzymaniu dobrych relacji. Nietaktem jest rozkładanie w trakcie posiłku laptopa i zmuszanie siedzącej naprzeciwko osoby do gimnastycznych wygibasów, by zapoznała się z prezentacją. Jeśli to ma być celem spotkania, umówmy się na nie w biurze, gdzie możemy skorzystać z projektora. Po zakończeniu takiego spotkania możemy się umówić na lunch, by móc wysłuchać opinii zaproszonej osoby i odpowiedzieć na jej pytania. Przyjmijmy zasadę, że w trakcie spotkania w restauracji miejsce komputera jest w torbie, a telefon ma wyłączony dźwięk.

Za posiłek płaci osoba zapraszająca. Zwykle po takim spotkaniu następuje kolejne, tym razem z inicjatywy gościa i wtedy to on pokrywa rachunek. Nie wypada ograniczać swojego zamówienia, gdy to my płacimy – takie zachowanie może być (słusznie!) odebrane jako skąpstwo. Lepiej spotkać się na lunchu w bardziej przyjaznej cenowo restauracji niż narażać gościa na odgłosy burczenia w naszym brzuchu.

Podczas spotkania prowadzimy miłą rozmowę, w trakcie której unikamy drażliwych tematów. Restauracja to nie jest odpowiednie miejsce, by na przykład zakomunikować, że postanowiliśmy zakończyć współpracę. Taką poważną rozmowę powinno się przeprowadzać w cztery oczy. Szanujemy w ten sposób prawo drugiej strony do okazania emocji, takich jak: zaskoczenie, zdenerwowanie, a nawet gniew.

Kolacja biznesowa
O ile na spotkanie w ciągu dnia najczęściej umawiamy się w niewiekim gronie, o tyle kolacja biznesowa jest zwykle wydarzeniem, w którym bierze udział więcej osób. Najbardziej uroczysta, np. z okazji podpisania kontraktu, powinna odbywać się z udziałem osób towarzyszących, czyli żon/ mężów (partnerów życiowych). Jeśli natomiast taka kolacja ma służyć jedynie podtrzymaniu kontaktów lub być kolejnym etapem negocjacji, powinny w niej uczestniczyć tylko osoby bezpośrednio zaangażowne w ten proces.

Uroczysta kolacja wymaga odpowiedniej oprawy, zarówno wieczorowego stroju, jak i wyboru odpowiedniego menu i alkoholu. Zaczynamy ją lekkim aperitifem, następnie dla zaostrzenia apetytu na stole pojawiają się przekąski, potem sałaty lub zupa, danie główne, a na końcu deser. W trakcie kolacji wznoszone są toasty (wyłącznie winem). Pierwszy toast wznosi gospodarz, a następny – główny gość. Dopiero po nich kolejne w „ważności” osoby – naprzemiennie z każdej firmy. Nie przesadzajmy jednak z ich częstotliwością. W gronie około dziesięcio-, dwunastoosobowym cztery toasty naprawdę wystarczą, by zachować umiar zarówno w okazywaniu radości ze spotkania, jak i w spożywaniu alkoholu. Nie trzeba chyba wspominać, że z restauracji – obojętnie czy jest to „zwykła”, czy „uroczysta” kolacja – wychodzimy o własnych siłach, bez śpiewu na ustach i wylewnych deklaracji uczuć pod adresem współbiesiadników.

Wizytówki
Ważnym punktem spotkań biznesowych jest wymiana wizytówek. Podczas spotkań służbowych wręcza sięje zazwyczaj na początku, natomiast podczas zwykłych rozmów na końcu – w ten sposób dajemy sygnał, że chcemy kontynuować znajomość. Wizytówkę podajemy tak, aby nasze nazwisko było łatwe do odczytania (tekstem do osoby, której ją wręczamy). Jeśli podajemy ją Japończykowi, trzymamy ją w obu dłoniach, a przy wypuszczaniu z rąk lekko się kłaniamy.Otrzymaną wizytówkę najpierw czytamy i kierujemy kilka ciepłych słów do osoby, która ją wręcza. Potem odkładamy na stół lub chowamy do służbowego notesu. Ewentualne dopiski robimy na wierzchu wizytówki (na odwrocie można je dokończyć).