Stan magazynowy – zapasy

Bardzo powszechne stało się na rynku farmaceutycznym myślenie, że duże stany magazynowe to wróg apteki. Istnieje wiele powodów, dla których taka strategia ma swoje uzasadnienie. Jest ona jednak zaprzeczeniem jednego z najbardziej podstawowych praw marketingowych: „Zapas czyni sprzedaż”!

Sprawcą całego zamieszania był pewien kryzys, który pojawił się na rynku farmaceutycznym kilka lat temu. Apteki zbyt chętnie korzystały z przeróżnych promocji. Robiły to wprost bez opamiętania, podnosząc znacznie stany magazynowe dla przeróżnych nagród. Wszystko sprzedawało się nieźle, a tu nagle w styczniu zaświeciło słońce! Terminy płatności były jednak nieubłagane. Hurtownie nie były w stanie zapłacić firmom farmaceutycznym, bo obciążone wielkimi zapasami apteki nie miały pieniędzy. W tym czasie obniżone zostały dodatkowo marże hurtowni. Jedynym słusznym rozwiązaniem było ograniczenie zapasów i zapłacenie za towar hurtowniom. Pojawiło się wiele szkoleń, które udowadniały nieopłacalność inwestowania w duże stany magazynowe. Trudno było się z nimi wówczas nie zgodzić. W zamian za obniżenie stanów hurtownie zaoferowały wielokrotne dostawy w ciągu dnia i cały kryzys został złagodzony. Szybko rosła liczba aptek w kraju. Ich kierownicy zaczęli uważnie przyglądać się zasadności zakupów. Pojawiło się racjonalne, ekonomiczne myślenie.

Warto jednak teraz wrócić do tematu i zastanowić się, czy rzeczywiście zyski z utrzymywania niskich stanów magazynowych są większe niż straty, które one powodują. Myślę, że niewielu farmaceutów zadawało sobie przez tych kilka lat pytanie: „ile na tym tracimy?”, gdyż na początku nastawienie kierowników aptek do pakietów było z założenia negatywne. Teraz takie promocje znów wróciły do łask, tyle że lepiej im się przyglądamy.

Zyski i straty
Zastanówmy się, co zyskujemy, poprzestając na bardzo niskich stanach? Z jednej strony bezpieczeństwo, gdyż łatwiej zarządzamy niemałym przecież asortymentem. Mamy większą pewność, że nic nam się nie przeterminuje, nie musimy rekomendować pewnych produktów na siłę itd. Z drugiej strony nie musimy inwestować tylu pieniędzy. Zamiast kupić zapas leku X za 200 zł, kupujemy za 100 zł. Pozostałe 100 zł może w tym czasie pracować w banku na jakiś procent. Nie musimy korzystać z kredytów i czujemy się bezpieczniej.

Co jednak możemy przez to stracić? Dlaczego, kiedy wybieramy się do innych krajów na zachodzie Europy, widzimy tak duże zapasy na półkach i wieszakach? Czy oni mają już tyle pieniędzy, że nie oszczędzają? Nie, są to ludzie bardziej oszczędni niż Polacy i właśnie dlatego nie mogą sobie pozwolić na zbyt małe zapasy. Istnieje bowiem jeszcze jedna sfera zysków – zyski sprzedażowe.

Narzędzia sprzedażowe
W Polsce zapasy traktuje się często statycznie. Jeśli nie ma popytu, to po co zwiększać zapas? Przyniesie to jedynie niepotrzebną stratę. Narzędzia sprzedażowe potrafią jednak podnosić popyt, zwiększać obroty, liczbę klientów, ich lojalność i wiele innych. W grę wchodzą dodatkowe mechanizmy, które mogą dawać zyski znacznie większe niż te wynikające tylko z oszczędności w zapasach.

Przytoczmy kilka przykładów:

1. Bez odpowiedniego zapasu trudno o odpowiedni merchandising. Właściwa ekspozycja może przynieść aptece wzrost sprzedaży średnio do 30% (miesięcznie!). Właściwa ekspozycja oznacza jednak, że minimum 4-6 opakowań zawsze musi stać na półce. Nie można ich ruszać. Zapas musi więc być znacznie większy.
2. We Francji, w warunkach olbrzymiej konkurencji oraz prawidłowo prowadzonego merchandisingu, sprzedaż spontaniczna stanowi średnio nawet 49% obrotów apteki.
3. Właściwa ekspozycja to bardziej aktywna rekomendacja, która daje 20-30% obrotów. Farmaceuta częściej sięga po produkt, który jest dobrze widoczny i którego na półce jest więcej, a jeśli jest go rzeczywiście dużo, to poleca go aktywniej.
4. Kupując dużą ilość opakowań danego leku, zyskujemy pewien dodatkowy procent marży (oczywiście jeśli nie oddajemy jej całkowicie pacjentom w ramach konkurencji międzyaptecznej). Ten duży zapas działa na personel podświadomie. Rekomendowany jest więc bardziej zyskowny produkt.
5. Jeśli apteka posiada na stanie 1-2 opakowania jakiegoś leku, nie można mówić o jego aktywnej rekomendacji. Personel czeka, aż pacjent sam poprosi o dany preparat. Trudno mu jednak o niego zapytać, skoro go nie widzi.
6. Około 68% pacjentów jest niezadowolonych, jeśli w aptece nie ma produktu, który zamierzali zakupić. W przypadku niskich stanów magazynowych zdarza się to często. Jak więc dbamy o lojalność pacjentów?
7. Zachodnie badania wykazały też, że jeśli apteka w ogóle nie bierze udziału w promocjach i nie korzysta z przedłużonych terminów płatności, traci ok. 18% dochodu miesięcznie.
8. Duże znaczenie w robieniu przez aptekę większych zapasów ma również przestrzeń, jaką dysponuje apteka. Magazyny, lodówki etc. to dodatkowy koszt powierzchni (czynszu), który również ma wpływ na zyskowność apteki.

Uwzględniając wszystkie powyższe argumenty, można stwierdzić, że opłaca się ograniczać stany magazynowe tych produktów, które nie stanowią znaczącego obrotu i w które ani dana apteka, ani firma nie inwestuje. Oszczędności na polu kluczowych preparatów po prostu są stratą dla apteki i nie pomogą tu częste dostawy.

Wyważony stan zapasów
Wciąż mówi się także o korzyściach płynących z promocji, które nie oferują zakupu zbyt dużego pakietu promocyjnego. Niestety, wyjątkowe rabaty są możliwe tylko w takich przypadkach i tylko takie promocje organizowane przez firmy mają sens. Z jakiego bowiem powodu miałyby one rezygnować z pokaźnej części własnego zysku w sytuacji sprzedaży ilości, które ani nie hamowałyby poczynań konkurencji, ani nie zwiększałyby sprzedaży firmy?

Zdarzają się promocje, w których oferuje się na leki OTC rabaty rzędu np. 18%. Nawet jeśli apteka musiałaby zaciągnąć kredyt, żeby skorzystać z takiej oferty i kupiłaby zapas półroczny, to i tak zyskałaby na tej transakcji.

Posiadając większe stany magazynowe, w sytuacji kryzysu sprzedażowego, apteka łatwiej może przetrwać, bo ma odpowiednią rezerwę.

Są apteki, które znacznie zmniejszają stany magazynowe pod koniec roku ze względu na remanent końcowy. W sytuacji, kiedy jest sezon i można uzyskać najlepsze w ciągu roku rabaty, bo firmom farmaceutycznym zależy na realizacji rocznego planu sprzedażowego, one rezygnują.

Wielu właścicieli aptek dokonało już rewizji poglądów dotyczących zmniejszania wszystkich zapasów z założenia. Moim zdaniem trzeba to zrobić, aby uzupełniać sztywny ekonomiczny model zarządzania o istotne zasady sprzedażowe. W rezultacie uzyskamy zróżnicowane i wyważone stany zapasów oraz pożądany zakres obrotów.