Archiwum dokumentacji medycznej w dobrych rękach

Z Jolantą Augustyniak, Dyrektor Generalną firmy OSG Sp. z o. o. zajmującej się profesjonalnym zarządzaniem i archiwizacją dokumentów, Rozmawia Katarzyna Kowalska.

Czy to prawda, że każdy zakład opieki zdrowotnej musi przechowywać dokumentację medyczną 20 lat? Brzmi to jak wyrok!

Rzeczywiście większość dokumentacji medycznej należy archiwizować 20 lat, a – w sytuacji, kiedy dokumenty dotyczą dzieci, które nie ukończyły 2. roku życia, nawet 22 lata. Jeszcze gorzej jest w przypadku pacjenta, który zmarł na skutek uszkodzenia ciała lub zatrucia. Wówczas jego papiery trzeba przechowywać aż 30 lat. Na pocieszenie mogę powiedzieć, że zdjęcia rentgenowskie trzeba archiwizować przez 10 lat, a skierowania na badania lub zalecenia lekarza – tylko 5 lat. Czy to wyrok?

Takie zasady wynikają z ustawy z dnia 6 listopada 2008 roku o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta. Do tego dochodzi jeszcze szereg rozporządzeń wykonawczych. Z punktu widzenie zakładu opieki zdrowotnej może nie jest to komfortowe, ale w tym przypadku ustawodawca kierował się dobrem pacjenta. A przecież w tej roli może wystąpić każdy z nas…

Podobno przeciętny zakład opieki zdrowotne „produkuje” rocznie taką ilość dokumentów, którą można by wyładować całą przyczepę TIR-a. Czy rzeczywiście jest tego tak dużo?

Ilość wytworzonych przez placówkę medyczną dokumentów zależy od jej specyfiki, na którą składa się liczba pacjentów i czas opieki nad nimi. Można jednak szacunkowo przyjąć taką wielkość.

W takim razie te dokumenty zajmują powierzchnię dwóch lub trzech gabinetów lekarskich!

Chyba nawet większą. Trzeba pamiętać, że dokumenty znajdują się w TIR-ze tylko przez chwilę (na czas transportu). Na co dzień, przestrzeń, w której te dokumenty są przechowywane, powinna być większa, bo muszą być dostępne. Archiwizacja nie polega więc tylko na gromadzeniu dokumentacji, ale też na jej udostępnianiu.

Kto ma prawo domagać się udostępnia dokumentacji medycznej?

To również jest opisane w ustawie o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta. Zakład opieki zdrowotnej ma obowiązek udostępniania dokumentacji medycznej pacjentom oraz osobom przez nich upoważnionym. Poza tym również lekarzom sądowym, sędziom, prokuratorom, rzecznikom odpowiedzialności zawodowej, organom władzy publicznej, Narodowemu Funduszowi Zdrowia, organom samorządu zawodów medycznych, organom rentowym, zespołom do spraw orzekania o niepełnosprawności, zakładom ubezpieczeń itd.

Zasoby archiwalne mogą być udostępniane do wglądu. Ale można też sporządzać z nich wyciągi i odpisy. Można nawet wydać oryginały (tylko wówczas trzeba zrobić ich kopię lub pełny odpis). W działaniach tych należy postępować sprawnie, zwłaszcza gdy dokumentacji domaga się pacjent, w przypadku którego zwłoka może opóźnić proces leczenia.

Zaczynam się zastanawiać, czy zakład opieki zdrowotnej to miejsce, w którym udziela się pomocy pacjentom, czy raczej biblioteka?

To przewrotne pytanie, ale rzeczywiście trzeba przyznać, że obowiązki archiwistyczne nakładane na placówki medyczne stale rosną. Dokumentacja medyczna (ze względu na treści, które zawiera) podlega ustawie o ochronie danych osobowych. I także z tego powodu wymaga odpowiednich warunków przechowywania. Dokumenty nie mogą ulec zniszczeniu, ani dostać się w niepowołane ręce. Ale jednocześnie muszą być, w miarę potrzeby, szybko udostępniane. A to wymaga zatrudniania kompetentnych i odpowiedzialnych pracowników. W praktyce oznacza to rosnące koszty.

Mówimy chyba o znaczących kosztach?

Koszty są uzależnione od wielkości archiwum. W ich wyliczeniu należy uwzględnić powierzchnię magazynową i czas pracy oddelegowanych do archiwum pracowników.

Co w takim razie można zrobić, żeby zakład opieki zdrowotnej nie zamienił się w archiwum?

Remedium może okazać się outsourcing tej części działalności do podmiotu zewnętrznego, który profesjonalnie zajmuje się zarządzaniem dokumentacją dla sektora medycznego, na przykład do OSG.

Czy to nie jest drogie rozwiązanie?

Jest raczej tańsze i efektywniejsze, niż samodzielne prowadzenie archiwum przez zakład opieki zdrowotnej. Ma też dodatkowe plusy. Zwalnia się powierzchnia, którą do tej pory zajmował magazyn z dokumentami. I w ten sposób uzyskuje się, często bardzo potrzebną, dodatkową przestrzeń, np. na gabinety lekarskie. Osoby, które pracowały w archiwum, mogą zająć się obsługą pacjentów. Także kierownictwo nie musi stale śledzić zmieniających się przepisów dotyczących archiwizacji danych i może pełniej zająć się zarządzaniem placówką.

Okazuje się też, że niektóre zakłady opieki zdrowotnej, które kilka lat temu wydały znaczne środki na przystosowanie pomieszczeń dla celów archiwizacyjnych, teraz są w kłopocie, bo wymogi dotyczące przechowania dokumentacji medycznej ostatnio się zmieniły.

A w jaki sposób można korzystać z dokumentacji medycznej przechowywanej przez firmę outsourcingową (zewnętrzną)?

Placówka medyczna otrzymuje bezpośredni dostęp elektroniczny do precyzyjnego rejestru swoich zasobów. W przypadku, kiedy potrzebny jest jakiś dokument lub jego kopia, można go zamówić i jest on w ciągu doby dostarczany na wskazany adres. Kopia może być też przekazana w formie elektronicznej. Trwa to kilka godzin. Można także przeglądać dokumentację bezpośrednio w archiwum firmy outsourcingowej.

Zapewne koszt udostępniania dokumentacji nie jest ryczałtowy?

W różnych przypadkach można przyjąć różne rozwiązania. Najlepiej jednak rozliczać się za wykonaną pracę.

Warto w tym miejscu przypomnieć, że koszty związane z udostępnianiem dokumentacji medycznej obciążają wnioskodawcę (np. lekarza sądowego, sędziego, prokuratora czy rzecznika odpowiedzialności zawodowej), a nie zakład opieki zdrowotnej. Wysokość regulują przepisy ustawy.