Czy jako pracownik zatrudniony na umowę o pracę mogę wystąpić do pracodawcy o zwrot kosztów dojazdu do pracy?
Tomasz z Poznania
Obowiązujące przepisy prawa pracy, co do zasady, nie nakładają na pracodawcę obowiązku ponoszenia kosztów dojazdu pracownika do pracy. Taki obowiązek może wynikać z przepisów szczególnych, w tym z układów zbiorowych pracy lub regulaminu pracy, określających zasady przyznawania innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca może się również zobowiązać do takich świadczeń na rzecz pracownika w umowie o pracę bądź w innej umowie łączącej pracownika z pracodawcą. W takim przypadku to z takiej umowy powinny wynikać szczegółowe kwestie związane ze zwrotem pracownikowi kosztów dojazdu do pracy przez pracodawcę.
Koszty używania pojazdów
Przykładem takiej umowy będzie umowa dotycząca używania przez pracownika, w celach służbowych do wyjazdów lokalnych, samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, określająca zasady zwrotu kosztów. Koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:
1) dla samochodu osobowego:
a) o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł,
b) o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł,
2) dla motocykla – 0,2302 zł,
3) dla motoroweru – 0,1382 zł.
Miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne ustala pracodawca, przy czym jest on zależny od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony i nie może przekroczyć:
1) 300 km – do 100 tys. mieszkańców,
2) 500 km – 100-500 tys. mieszkańców,
3) 700 km – ponad 500 tys. mieszkańców.
Ryczałt
Zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.
Wyjazdy służbowe
Inaczej jest w przypadku kosztów odbywania podróży służbowej na polecenie pracodawcy. Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Jeżeli układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie określają warunków wypłacania należności z tytułu podróży służbowej, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów rozporządzenia w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza jego granicami. Rozporządzenie to określa wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży, a w przypadku podróży zagranicznej – walutę, w jakiej będzie ustalana dieta i limit na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków.
W przypadku kosztów przejazdu środek transportu do odbycia podróży służbowej określa pracodawca. Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje. Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona powyżej. Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży, pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20 proc. diety, chyba że pracodawca na wniosek pracownika wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej. Ryczałt nie przysługuje, jeżeli pracownik nie ponosi kosztów dojazdów.
Pracownikowi przebywającemu w podróży trwającej co najmniej 10 dni przysługuje również zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem. Na wniosek pracownika pracodawca przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży. Rozliczenie kosztów podróży przez pracownika jest dokonywane w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży. Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty potwierdzające poszczególne wydatki. Jeżeli uzyskanie dokumentu nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.
Podstawy prawne:
▪ Art. 775 Kodeksu pracy,
▪ Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271, z późn. zm.),
▪ Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990, z późn. zm.).