W wielu przypadkach, kluczem do zwiększenia efektywności pracy jest nauczenie się skutecznej pracy w zespole. Aby to zrobić, należy w pierwszej kolejności poznać podstawowe zasady współpracy z innymi ludźmi.
Ukończenie studiów farmaceutycznych wiąże się z uzyskaniem fachowej wiedzy. Wcześniejsze doświadczenia życiowe zazwyczaj łączą się jedynie z funkcjonowaniem w rodzinie, które oparte jest na innych zasadach niż funkcjonowanie w biznesie. Zdarza się, że osobom, które uprawiały wcześniej sporty zespołowe, łatwiej przychodzi praca z innymi, dla osiągania wspólnych celów. Znajomość reguł pracy w zespole może być czynnikiem budującym pozycję apteki na rynku, i wpływającym na zadowolenie pacjentów.
Pisząc dalej o zespole, możemy mieć na uwadze różne jego poziomy. Podstawowym jest ten pracujący w aptece. Dla kogoś, kto zarządza siecią kilku aptek, zespołem może być również prezes wraz ze swoimi zastępcami. Wreszcie – farmaceuci mogą się udzielać w stowarzyszeniach zawodowych (np. Izby Aptekarskie), gdzie również ważne są umiejętności związane ze współpracą z innymi ludźmi.
Skuteczne zarządzanie pracą w zespole zależy od wielu elementów. W dalszych rozważaniach skupię się na pięciu podstawowych warunkach, mianowicie: umiejętności budowania zaufania w zespole, wykorzystywaniu konfliktów do zwiększania skuteczności pracy zespołu, rozumieniu istoty odpowiedzialności, zwiększaniu zaangażowania członków zespołu, skupianiu wysiłku na osiąganiu stawianych celów.
Tworzenie jedności
Budowanie zespołu nie jest sprawą prostą, bowiem ludzie z reguły są przede wszystkim skupieni na sobie. Duża część pracowników jest wewnętrznie przekonana, że posiada większość cech wyróżniających. Każdy człowiek postrzega siebie lepiej i ocenia wyżej, niż miary przeciętne, charakteryzujące daną grupę. Szczególnego rodzaju autorefleksja nastawiona na pracę w zespole może wyzwolić energię niezbędną do pracy nad sobą, jak również do budowania odpowiedniej atmosfery współpracy.
Polskie przysłowie mówi, że „ryba psuje się od głowy”. Przytoczona metafora jest podstawą tezy mówiącej o tym, że skuteczność pracy w zespole w dużym stopniu zależy od postawy oraz umiejętności kierownika, lidera. Opisując wymienione wyżej czynniki, będziemy pamiętać, że za ich wdrażanie odpowiadają wszyscy członkowie, natomiast lider pełni funkcję wiodącą.
Rozpocznijmy rozważania od zaufania, które jest kluczowe dla pełnego wprowadzania w życie pozostałych elementów. Tworzenie zespołu, który sobie ufa, wymaga czasu oraz ciągłego nadzoru, aby wzajemne relacje nie przeistoczyły się w rutynę. Istnieje wiele narzędzi, które ułatwiają rozpoczęcie procesu budowania zaufania. Oto kilka sposobów. Pracownicy apteki mogą spotkać się w wybranym miejscu poza placówką i wymienić informacjami na temat liczby i płci rodzeństwa. Mogą także powiedzieć o swoich zainteresowaniach. Na kolejnym spotkaniu można np. porozmawiać na temat osiągnięć i problemów z okresu szkolnego. Dzielenie się osobistymi, ale bezpiecznymi informacjami o sobie, ułatwia budowanie zaufania. Cały proces przebiega sprawniej oraz jest bardziej wiarygodny, jeśli to lider rozpoczyna taką rozmowę. Ważne jest, aby nikogo do niczego nie zmuszać, nie ironizować oraz zachować wszystkie informacje dla siebie. Budowanie zaufania wymaga, aby najpierw okazać zaufanie innym. Nie osiągnie się właściwego efektu, zwracając się do kogokolwiek z prośbą „zaufaj mi”.
Owocna współpraca
Rozwój zespołu oraz budowanie pozycji rynkowej apteki to umiejętność korzystania z wiedzy i pomysłów wszystkich pracowników. Wiąże się to z drugim z wymienionych warunków, a mianowicie z wykorzystywaniem różnic w poglądach dla zwiększania skuteczności pracy zespołu.
Aby móc próbować odbudować porozumienie po konflikcie trzeba go najpierw umieć zdefiniować. W każdym zespole są ludzie, a to oznacza, że każdy ma własne spojrzenie na daną kwestię. Dzięki temu, że istnieją różnice w postrzeganiu rzeczywistości, zespół może się rozwijać i budować własną, unikatową ścieżkę rozwoju. W tym sensie mówimy o konflikcie, bowiem każdy pracownik apteki ma własne poglądy i pomysły na jej skuteczne funkcjonowanie. W tym może tkwić ogromna szansa i potencjał dla tworzenia indywidualnej strategii rozwoju. W takim rozumieniu wykorzystywanie konfliktu, czyli różnych punktów widzenia, służy zwiększaniu skuteczności pracy. Jakie mogą być zagrożenia związane z pomijaniem tego czynnika?
Na pewno może się to łączyć z autokratycznym przywództwem. Gdyby lider zespołu był osobowością narcystyczną, zapatrzoną tylko we własne pomysły i nietolerującą krytyki oraz pomysłów odmiennych od własnego punktu widzenia, wówczas zdusiłby możliwość rozwoju zespołu wynikającą z różnorodności poglądów. W tym miejscu warto wspomnieć, że każdy człowiek ma zdolność do traktowania własnych pomysłów i koncepcji jako bardziej wartościowych niż pomysły innych członków zespołu. Wiedza o tej cesze ludzkiego umysłu może być pomocna w tworzeniu dystansu do własnych poglądów, koncepcji czy pomysłów. Ta cecha nosi nazwę „niewynalezione tutaj”. Z jednej strony to kwestia poglądów, a z drugiej – sprawa szczególnego traktowania rozwiązań, które powstały w danym kraju, mieście czy zespole.
Dynamikę pracy zespołu osłabia również brak zdolności do wyrażania swoich poglądów przez pracowników apteki. Przeszkodą mogą być także animozje między poszczególnymi członkami zespołu, które wyzwalają inicjatywę krytykowania wszystkiego, co powie mało lubiana osoba. Zespół powinien sobie zdawać sprawę z tego, że trzeba umieć oddzielać kwestie osobiste od spraw merytorycznych. Nikt nie ma obowiązku, aby iść z kolegą czy koleżanką z apteki na kawę lub do kina. Każdy jednak powinien rozumieć, że we wzajemnych kontaktach trzeba być poprawnym, komunikatywnym i że przede wszystkim należy się skupiać na kwestiach merytorycznych.
Wiadomo, że w skutecznym zarządzaniu apteką trzeba podejmować decyzje. Nie mogą one zapadać w drodze głosowania, bowiem na czele zespołu jest osoba, która odpowiada za efektywność jego funkcjonowania. To ona, jako lider, podejmuje ostateczne decyzje. Ważne jest natomiast, aby w trakcie toczącej się dyskusji, każdy z członków zespołu został wysłuchany. Wszyscy muszą jednak wiedzieć, że niezależnie od indywidualnej opinii, realizacji musi podlegać zaakceptowany projekt. Każdy członek zespołu odpowiada za pełne zaangażowanie w zrealizowanie postawionego celu. W opisanym tutaj rozumieniu konflikt służy rozwojowi zespołu oraz apteki. Gdyby okazało się, że konflikt zżera energię zespołu, niszczy jego atmosferę i kulturę, wówczas konieczne jest usunięcie z jego składu osoby, która ma destrukcyjny wpływ na skuteczność jego pracy.
Nie JA, lecz MY
Skuteczność pracy zespołu zależy także od odpowiedzialności wszystkich jego członków. Ludzie z reguły są przekonani o odpowiedzialności za siebie. W tym jednak przypadku istotna jest również odpowiedzialność za pracę i postępowanie innych osób – członków zespołu. Nikt nie powinien milczeć, jeśli ktokolwiek z członków zespołu nie wykonuje należycie swoich obowiązków. Praca na rzecz zespołu wymaga, aby zwracać uwagę na rzeczy, które przeszkadzają w osiąganiu celów. Odpowiedzialność to również zdolność do prowadzenia trudnych rozmów o zagadnieniach, które wiążą się z poprawnością w traktowaniu pacjentów oraz wykonywaniu innych obowiązków. Dobrze to widać w zespołach sportowych, które rozumieją odpowiedzialność za sukces. Kiedy trzeba, wymieniają się informacjami oraz udzielają sobie wsparcia.
Dawanie z siebie wszystkiego
W podobnym ujęciu trzeba traktować zaangażowanie. Z jednej strony dotyczy ono pracy nad sobą, czyli podnoszenia kwalifikacji związanych z zawodem farmaceuty. Z drugiej zaś to również kwestia zaangażowania na rzecz wspierania innych osób w zespole, a przede wszystkim osiągania postawionych celów. Niezależnie od wypełnianej w danej chwili funkcji, cały zespół powinien rozumieć zaangażowanie jako pracę na rzecz zadowolenia pacjentów. Będzie ono związane z czystością apteki, ekspozycją leków na półkach, ustawieniem niezbędnych do funkcjonowania pierwszego stołu elementów itp. Pewna część prac wykonywanych przez zespół (np. receptura), nie odbywa się na oczach pacjentów. Nie oznacza to jednak, że może być ona wykonywana przy mniejszym zaangażowaniu pracowników.
Dążenie do celu
Praca w aptece, niezależnie od podejścia do misji zawodu, to konieczność realizowania obrotu na poziomie, który zapewnia uzyskanie dodatniej marży netto. Skuteczność pracy zespołu to jego zdolność do realizowania postawionych zadań. Mogą one dotyczyć w danym czasie różnych obszarów: obrotu, marży, zadowolenia pacjenta, znajomości marki apteki itp. Cel, który zespół sobie wyznaczy w danym okresie, musi być osiągnięty. Nagrody są za osiągnięcia, a nie za chęci czy wysiłki. Z tego trzeba sobie zdawać sprawę. Można dyskutować w fazie formułowania celu. Kiedy zostaje on sformułowany, postawiony, zdefiniowany, liczy się wyłącznie jego osiąganie.
Dla zilustrowania znaczenia pracy zespołu, można wyobrazić sobie, że przy danej ulicy, w pewnej odległości od siebie, funkcjonuje kilka aptek. Jest to jedno miasto, podobni pacjenci. Apteka, która zbudowała zespół pracowników, będzie przyciągała pacjentów. Chociaż w sportach zespołowych są gwiazdy, to jednak nie one, lecz zespoły wygrywają mecze. Zespoły apteczne nie grają na boiskach. W ramach rynku lokalnego w całości skupiają się na obsługiwaniu pacjentów. Tym samym budują swoją pozycję i służą pacjentom apteki.