Serwis oprogramowania dla aptek

Apteki intensywnie korzystają ze sprzętu komputerowego i oprogramowania, dlatego też powinny zadbać o odpowiednią obsługę serwisową systemu informatycznego. Taka obsługa obejmuje nie tylko jego zakup i wdrożenie, ale przede wszystkim koszty utrzymania i koszty ewentualnych napraw czy przestojów spowodowanych awariami.

Podstawowym celem serwisu powinno być zapewnienie bezawaryjnej pracy w aptece. Oddzielna kwestia to serwis sprzętu fiskalnego. Jest on regulowany przez rozporządzenie ministra finansów.

Wymagania wobec serwisu
Aby ocenić jakość serwisu, należy zwrócić uwagę na czas reakcji, czyli czas od momentu zgłoszenia problemu do podjęcia czynności serwisowych. W przypadku typowych zadań kilkugodzinny czy nawet kilkudniowy czas reakcji wydaje się wystarczający. W przypadku wystąpienia błędu krytycznego, rozumianego jako brak możliwości prowadzenia podstawowych czynności, np. sprzedaży,
należy wymagać reakcji możliwie jak najszybszej. Jeżeli błąd krytyczny
dotyczy sprzętu, to istotną zaletą serwisu jest możliwość wykorzystania sprzętu zastępczego.

Również w przypadku pomocy w rozwiązywaniu bieżących problemów serwis ma sens tylko wtedy, gdy można spodziewać się natychmiastowej odpowiedzi na pytania. Często wystarczy kilka minut, aby rozwiązać problem.

Serwis zdalny
Nową jakość usług serwisowych można uzyskać korzystając z serwisu zdalnego. Jest on prowadzony z wykorzystaniem internetu, przy pomocy odpowiedniego oprogramowania i nie wiąże się z koniecznością przyjazdu serwisanta do apteki. Zdalny serwis może obejmować:

• natychmiastową pomoc w przypadku wystąpienia problemów,
• prowadzenie zdalnych szkoleń i pomoc we wdrażaniu nowych rozwiązań,
• wykonywanie funkcji kontrolnych bazy danych,
• instalowanie uaktualnień oprogramowania.

Tak szeroki zakres zdalnych usług jest możliwy w przypadku stosowania nowoczesnych programów wspomagających pracę apteki, które pracują w systemie MS Windows.

Serwis zdalny w dużym stopniu eliminuje konieczność dojazdów i pozwala zminimalizować czas reakcji. Istotną zaletą jest możliwość wykonywania czynności serwisowych poza godzinami pracy apteki.

Do prowadzenia serwisu zdalnego wykorzystuje się specjalne programy, pozwalające na dostęp do zasobów informatycznych apteki, np. obraz z komputera w aptece może pojawić się na komputerze serwisanta, możliwa jest wymiana plików oraz komunikacja między użytkownikiem w aptece a serwisantem. Przykładem takiego programu jest „Remote Administrator”.

Stosowanie programów zdalnego dostępu może budzić wątpliwości dotyczące bezpieczeństwa, dlatego należy korzystać z usług firm, które darzymy zaufaniem oraz przestrzegać procedur dostępu do zasobów apteki.

Wybór firmy serwisowej
Usługi serwisowe oferuje wiele firm. Mogą to być małe firmy lokalne lub firmy ogólnopolskie. W przypadku oprogramowania wspomagającego pracę apteki usługi serwisowe oferują producenci oprogramowania.

Zaletą lokalnego partnera może być dobra znajomość problemów apteki i krótki czas reakcji. Problemy przy korzystaniu z usług małych firm wynikają z ich ograniczonych zasobów. Jeżeli serwisant będzie zajęty w innej aptece, trudno spodziewać się szybkiej pomocy z jego strony.

Warto również sprawdzić wiedzę i referencje potencjalnego partnera serwisowego dotyczące oprogramowania. Producenci oprogramowania dla aptek dysponują zwykle listą firm serwisowych, z którymi współpracują. Do zalet serwisu oferowanego przez producenta oprogramowania należy zaliczyć kompetencje w zakresie oprogramowania wspomagającego oraz większe możliwości zapewnienia natychmiastowej pomocy i szybkiego serwisu zdalnego. Wadą serwisu firmy ogólnopolskiej może być koszt ewentualnego dojazdu.

Warto rozważyć wariant, w którym firmie lokalnej zlecamy serwis sprzętu i infrastruktury sieciowej, a dostawcy oprogramowania serwis programu aptecznego. W takim przypadku możemy korzystać z doświadczenia dostawcy oprogramowania i równocześnie liczyć na pomoc firmy lokalnej w przypadku problemów wymagających bezpośredniej interwencji.

Stała opieka serwisowa
Należy podkreślić, że zasadniczym celem usług serwisowych jest niedopuszczenie do awarii. Konsekwencje braku możliwości sprzedaży są całkiem wymierne – to utrata części przychodów. Dodatkowo powtarzające się awarie i przedłużająca się obsługa mogą doprowadzić do zniechęcenia klientów apteki. Koszty awarii bazy danych, powodujące konieczność odtworzenia danych o sprzedaży, mogą być bardzo duże. Aby zapobiegać awariom, należy systematycznie wykonywać funkcje kontrolne: sprawdzać bazę danych programu aptecznego, weryfikować kopie bezpieczeństwa i wykonywać przeglądy sprzętu. Tego typu działania profilaktyczne powinny być prowadzone przez serwis w ramach stałej umowy serwisowej.

Serwis oprogramowania i sprzętu ma istotny wpływ na efektywność pracy. Ewentualne problemy i awarie mogą znacząco utrudnić funkcjonowanie apteki. W związku z tym, warto zapewnić aptece stałą opiekę serwisową, co powinno przyczynić się do eliminacji błędów i awarii. Dla wielu aptek dobrym rozwiązaniem jest serwis zdalny, pozwala on na szybkie rozwiązywanie problemów. W przyszłości należy liczyć się z reorganizacją zadań partnera serwisowego.

Wzrost niezawodności sprzętu i oprogramowania zmieni tradycyjną rolę serwisu związaną z usuwaniem usterek. W zamian należy się spodziewać wzrostu roli serwisu jako doradcy i konsultanta, który pomoże racjonalnie wykorzystywać systemy informatyczne w pracy apteki.

#Zadania serwisu w zakresie sprzętu

• przeglądy okresowe mające na celu konserwację i eliminację awarii
• naprawy i wymiana sprzętu w przypadku awarii
• doradztwo w zakresie wykorzystania i zakupów nowego sprzętu
• zaopatrzenie w materiały eksploatacyjne

#Zadania serwisu oprogramowania aptecznego

• pomoc w rozwiązywaniu bieżących problemów (helpdesk)
• okresowe funkcje kontrolne: sprawdzenie kopii
• bezpieczeństwa danych i poprawności bazy danych
• szkolenie i pomoc we wdrażaniu nowych rozwiązań i funkcji